Eğer bir e-posta veya normal posta gönderiyorsanız, alıcılar ve satıcılar için yazılmış iyi bir mektup onların sizinle çalışmasını zorlayıcı bir sebep olabilir. Artık mektup yazmanın öneminin kalmadığını mı düşünüyorsunuz? Bir daha düşünün. İster elektronik posta ile ister normal posta ile olsun, yazılmış kelimeler hala müşteriyle iletişime geçmenin önemli bir parçasını oluşturuyor. İyi bir iş mektubu yazabilmek, hala müşterilerinizle başarılı anlaşmalar yapabilmenizin büyük bir parçasını oluşturabiliyor.
Peki, mesajla iletişim çağında mektuplaşma neden hala önemini koruyor? Çünkü mektup her zaman daha kalıcıdır. Tabi ki bu kalıcılık sonsuza kadar değildir, ancak bir Twitter mesajından daha uzun ömürlü olduğunu da rahatlıkla söyleyebiliriz. Şunu unutmayın ki bir mektup sizin kimliğinizi yansıtır. Her mektupta sizin isminiz, firmanız ve müşterilerinizin iletişime geçmesini sağlayacak iletişim bilgileriniz bulunur. Siz kimsiniz ve ne iş yaparsınız sorularının cevapları mektubunuzda açıkça mevcuttur. Bu nedenle önemini kaybettiğini düşündüğünüz şey aslında size fazlasıyla yarar sağlayabilir.
Bir İş Mektubunun Unsurları
Bir iş mektubunun bazı temel unsurları vardır. Bu unsurlar sizin yazışmanızın omurgasıdır diyebiliriz. Eğer müşterinize normal bir posta gönderecekseniz aşağıda sıraladığımız omurga yapısına ve sırasına uymanız size artı kazandıracaktır.
– Tarih
– Sizin Adresiniz
– Alıcının adresi
– Selamlama
– Gövde kısmı
– Kapanış
– İmza
– Basılı isminiz
– Marka isminiz
Profesyonel Mektup Biçimi
Aslında iş mektupları için farklı posta yapıları mevcut. Bunlardan en popüler olanı tam blok yapısıdır. Bu ayrıca uygulaması da kolay olan posta yapılarından biridir. Tam blok formatında tüm paragraflar tek satır boşluğu ile ayrılır ve sola hizalı şekilde yazılır. Şimdi yukarıda belirttiğimiz tüm unsurları da bu bilgi ile birleştirerek örnek bir iş mektubu yazalım.
Gün / Ay / Yıl
Alıcının İsmi ve Adresi
Selamlama
Gövde: Bu bölümdeki paragraflar arasında bir satır boşluk olması gerekiyor. Merhaba, ben [isminiz veya firmanızın ismi] ve birkaç gün içinde sizin muhitinizdeki komşunuza [ev listeniz]den yeni bir ev sattım. Acaba siz de taşınmayı ve yeni bir ev aramayı düşünüyor musunuz? Veya sadece evlerin değerini bilmek ister misiniz?
Her iki şekilde de, gayrimenkul sektöründe bugünün evlerinin ücret değerlendirmesini ücretsiz bir şekilde öğrenmek isterseniz beni arayabilirsiniz. Herhangi bir yükümlülük veya ödeme olmadan bu bilgileri sizinle paylaşmaktan mutluluk duyarım. Umarım muhitinizde daha çok komşu edinirsiniz. Lütfen dosyadaki kartvizitimi saklamaktan ve gerektiğinde beni aramaktan çekinmeyin.
Kapanış (Teşekkürler),
İmza
Basılı isminiz
Marka isminiz
İyi Bir E-Mail Oluşturmanın Kuralları
Normal postaya göre elektronik posta daha gayri resmidir. Fakat müşterilerinizle ve meslektaşlarınızla e-posta yoluyla iletişime geçmenin de pek çok önemli kuralı vardır.
Öncelikle e-posta adresiniz profesyonel olmalıdır. Basit, alakasız ve komik e-posta adreslerini kullanmaktan çekinin. Meslek argosu kelimelerin veya rumuzunuzun bulunduğu bir e-posta adresi asla profesyonel görünmez.
Sonraki kural, konu başlığınızı iyi ve etkileyici seçmenizdir. Çünkü birine e-posta düştüğünde ilk baktığı yer konu kısmıdır. Kısa, tanımlayıcı ve ilgi uyandırıcı bir konu başlığı seçmelisiniz. Ve ardından normal postalarda olduğu gibi bir selamlama ile giriş yapmalısınız.
Gövde kısmına geldiğimizde kenar işlemeli ve arka planı olan temalar seçmekten kaçının. Bunlar oldukça dikkat dağıtıcı ve içeriğe odaklanmayı zorlaştırıcı şeylerdir. Profesyonel iş mektubu yazarken emojiler kullanmayı da bir kenara bırakın. Tabi ki müşterinizle veya meslektaşınızla aranızdaki mesafeye göre mizah anlayışınız değişiklik gösterebilir.
Kapanış kısmını yine selamlama ve iletişim bilgileriniz ile bitirebilirsiniz. Pek çok e-posta programı kendi isminiz, adresiniz ve telefon numaranızın bulunduğu bir imza oluşturmanıza yardımcı olacak bölüm içerir. Bu kısımdan faydalanmanızı öneririm. Böylece her e-postanızın sonuna imzanız otomatik olarak eklenecektir.
Son olarak e-postaların kısa ve okunması kolay metinlerden oluşması gerektiğini unutmayın. Upuzun yazdığınız metinler, müşteride dikkat dağınıklığına sebep olacaktır.
TANJU HAN
Siz değerli takipçilerimi de bu değişimin birer parçası olarak görüyorum.
Beni takip etmeye devam edin…
Tanju HAN 